Catálogo de cuentas contables de una empresa: Definición y ejemplos

Qué es un catálogo de cuentas

El catálogo de cuentas de una empresa es un listado de cada cuenta que utiliza la organización para registrar las diferentes transacciones contables que ocurren debido a sus operaciones. Dependiendo del país, las compañías tienen cierta flexibilidad para elaborar el catálogo de cuentas de acuerdo a sus necesidades y a lo que mejor su ajuste a su realidad. El listado estará ordenado de acuerdo a la clasificación de las cuentas contables, es decir, que se listarán de la siguiente manera: activo, pasivo, capital, ingresos, costos y gastos.

Cada cuenta del catálogo debe de estar acompañada de un identificador único que puede ser numérico, alfa o alfanumérico, dependiendo de la preferencia del encargado de preparar el catálogo y las disposiciones legales de cada país. Para resumir la definición, el catálogo de cuentas es una herramienta en la cual se establece la estructura de la empresa para contabilizar las actividades del negocio.

El tamaño del catálogo de cuentas dependerá siempre de la complejidad del negocio, así pues en un empresa manufacturera será normal que el catálogo sea mucho mayor que en una del rubro comercial.

Cómo se elabora un catálogo de cuentas

Lo primero que se debe hacer al momento de realizar el diseño de un catálogo es un análisis de las diferentes transacciones que componen las operaciones del negocio, de tal forma que el formato provea de suficientes datos para la administración adecuada de la compañía, mientras se cumplen con las reglamentaciones requeridas por los agentes reguladores. Hay que tener en mente que un catálogo de cuentas básico debe poder modificarse fácilmente para su expansión. Básicamente, en el análisis debe identificarse si se desean recopilar datos para satisfacer las siguientes necesidades administrativas:

• Información financiera por departamento
• Datos por proyectos
• Datos regionales
• Requerimiento de la autoridad tributaria
• Principales fuentes de ganancias
• Otros factores importantes identificados por la administración para el catálogo

Una vez que se ha hecho el análisis, lo siguiente es tener en consideración el orden. Por lo general un catálogo de cuentas sencillo utiliza la siguiente codificación:

• Activos 1-0001
• Pasivos 2-0001
• Capital 3-0001
• Ingresos 4-0001
• Costos 5-0001
• Gastos 6-0001

Este sistema de numeración ayuda a los contadores y a los tenedores de libros a registrar las operaciones de tal manera que pueda evitarse la ambigüedad cuando el nombre de una cuenta no sea lo suficientemente descriptivo. Tomemos por ejemplo la cuenta Seguros Compensados, la cual a simple vista no queda claro si se trata de un activo o de un gasto de seguro. Con el sistema de numeración se puede identificar claramente a qué grupo de cuentas corresponde.

Ten pendiente que cada grupo de cuenta inicia con un número diferente y que cada sub cuenta o auxiliar debería iniciar con el número de la cuenta control a la que pertenece.

Ejemplo catálogo de cuentas de una empresa comercial

La principal característica en el catálogo de cuentas de una empresa comercial está en la parte de los costos, pues a diferencia de una industrial no se incluyen inventario de materiales o productos en proceso.

Catálogo de cuentas de una empresa industrial

El catálogo de cuentas de una empresa industrial tiene algunas diferencias fundamentales respecto a los que se usan en el sector servicio y comercio. Las cuentas que se incluyen en el sector industrial y que no se encuentran en las otras son las siguientes:

En la parte del inventario:

• Materiales en transito
• Inventario de materiales
• Inventario de productos en proceso
• Inventario de productos terminados

En la parte de los costos:

• Los costos relacionados con la producción se diferenciarán de los costos generales y administrativos, al igual que los costos de venta. Ejemplo:
  • Costo de depreciación de edificaciones – fabrica
  • Costo mano de obra
  • Costo de alquiler – fabrica

Esta separación de los costos es esencial, pues con esto se logra medir de manera eficaz el costo real de lo producido y a partir de esa información se pueden establecer precios, conocer el punto de equilibrio, etc.

Catálogo de cuentas SAT con código agrupador 2017

Con la introducción de la contabilidad electrónica, el Servicio de Administración Tributaria de México publica el código agrupador de cuentas en donde se codifica por nivel, código agrupador y el nombre de la cuenta o sub cuenta. Este documento es bastante largo, así que para verlo puedes hacerlo desde este enlace en la web oficial

Estos que te he mostrado más arriba son algunos ejemplos sencillos, pero hay muchas variaciones como podría ser el catalogo de cuentas puc o cuando se trata de un hotel. Lo mismo sucede cuando se utiliza una estructura para un software contable específico, como podría ser el contpaq, quickbooks o incluso un ERP. En fin, espero que esta información te haya sido útil para tu aprendizaje.

Si tienes alguna duda no dejes de expresarla en los comentarios.